Si sos el único que puede comprar, no tenés un negocio
Tenés un trabajo del que no te podés ir. Y la prueba es fácil: fijate qué pasa la semana que faltás.
Por Ruben Urdaneta — construí una distribuidora de doce personas antes de construir el sistema que la ordena.
En casi toda PYME hay una persona que sabe cuánto pedir de cada cosa. No lo sabe por una planilla: lo sabe porque lo viene haciendo hace años. Ese conocimiento es real y es valioso. El problema es que vive en una sola cabeza.
Mientras esa persona esté, no se nota. Se nota la semana que no está: se compra de más lo que no se vende, falta lo que se vende solo, y alguien pide de urgencia pagando un flete que no estaba en ningún cálculo.
Escribirla no es complicado, es tedioso
Por producto hacen falta dos números:
- El punto de pedido: por debajo de cuántas unidades hay que pedir.
- Cuánto se pide cuando se llega a ese punto.
El punto de pedido sale de una cuenta que se hace de memoria: lo que vendés por semana, multiplicado por las semanas que tarda tu proveedor en entregarte, más un colchón. Si vendés veinte por semana y el proveedor tarda dos semanas, cuando te quedan cuarenta ya tenés que estar pidiendo — no cuando te quedan cinco.
El colchón depende de qué tan puntual sea ese proveedor. Uno que cumple siempre necesita poco; el que te falla una de cada tres entregas necesita más, y ese “más” es plata inmovilizada que te está costando su falta de puntualidad. Es la primera vez que ese costo se hace visible, y es un excelente argumento cuando le vas a negociar.
“Escribí el mínimo de cada producto y cuánto pedir. Una hoja. Si eso vive solo en tu cabeza, el negocio no puede funcionar sin vos.”
No lo hagas con el catálogo entero
Ese es el motivo por el que casi nadie lo termina. Empezá por los que más rotan: son pocos y son la mayor parte de tu facturación. El resto se sigue comprando como siempre, a criterio, y no pasa nada.
Los productos de rotación baja no necesitan punto de pedido: necesitan la decisión contraria, que es revisar si vale la pena seguir teniéndolos.
La hoja, y quién la ejecuta
Una hoja impresa, pegada donde se arma el pedido, con cuatro columnas: producto, punto de pedido, cuánto pedir, proveedor. Se revisa una vez por mes y se corrige lo que la realidad haya desmentido.
Y después viene la parte que cuesta de verdad: dejar que otro la use. La primera vez van a comprar algo distinto de lo que hubieras comprado vos, y vas a tener ganas de volver a hacerlo todo. Si volvés, no escribiste una regla: escribiste una lista de deseos.
Un sistema te puede avisar cuándo un producto llegó al mínimo, pero el mínimo lo tenés que decidir vos, y esa decisión es de negocio, no de software. Por eso es la clase de orden que conviene hacer antes de sistematizar nada: si el criterio no está escrito, lo único que hace el sistema es automatizar el desorden.
La señal de que te está pasando
Si no te podés tomar una semana sin que el negocio compre mal, el cuello de botella no es la plata ni el equipo: sos vos. Y es el más caro de todos, porque no aparece en ningún balance.
Una hoja pegada en la pared alcanza para empezar
Cuando son cientos de productos, la hoja no escala y ahí sí conviene que el mínimo lo controle el sistema. Para eso hice Operix, con reposición sugerida sobre tu propia venta: 14 días con todo abierto y sin tarjeta.