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Guías para ordenar un negocio chico

Quince problemas concretos de un comercio o una distribuidora, y cómo se arregla cada uno. Sin software de por medio: todo lo de acá se puede hacer con una planilla y la disciplina de sentarse.

Por Ruben Urdaneta — construí una distribuidora de doce personas antes de construir el sistema que la ordena.

Cada guía sale de algo que me pasó a mí manejando una distribuidora de doce personas y quince mil piezas por mes. No son consejos generales: son las decisiones que tuve que escribir para dejar de perder plata sin darme cuenta. Están ordenadas de la más urgente a la más estructural.

• ¿Cómo saber si tu negocio ganó plata hoy?La caja llena no quiere decir que hayas ganado. Qué hay que restarle antes de cantar victoria.
• Vendés todo el día y no te queda plataEstás remarcando sobre el costo de ayer. Cómo calcular el precio sobre lo que te va a costar reponer.
• El medio de pago te decide el margen, no el precioTu margen lo define cómo te pagan. Cómo sacar tu comisión real de tu propio resumen.
• ¿Cuánto tenés que vender este mes para no perder?La división que te dice tu piso del mes. Con ejemplo y los tres errores que la arruinan.
• “Después lo cargo”De dónde salen las diferencias de caja, y la regla que las arregla junto con el stock.
• El fiado no se decide con el cliente adelanteCómo escribir tu criterio de crédito antes de que te lo pidan, y revisar la deuda sin pelear.
• La plata que tenés dormida en el depósitoCómo darte cuenta de qué productos dejar de comprar, antes de que te coman la caja.
• Dejá de hacer inventario una vez al añoVeinte productos, una vez por semana, quince minutos. El método que reemplaza al inventario anual.
• Si sos el único que puede comprar, no tenés un negocioCómo sacar el punto de pedido de cada producto y dejar la compra escrita en una hoja.
• Cuando falta mercadería, el problema no es el faltanteUn depósito, un nombre. Cómo cortar los faltantes sin acusar a nadie.
• El descuento lo decide el que atiende, y lo paga tu margenQuién puede hacer descuento y hasta cuánto, escrito. Antes de que lo decida el mostrador.
• Quince minutos, todos los lunes, los mismos númerosLas cuatro preguntas que tu negocio tiene que contestar cada lunes, y por qué siempre las mismas.
• Si le mandás una bolsa de papeles, vas a recibir tus números tardeQué documentación entregar y con qué frecuencia, para dejar de enterarte tarde.
• El Excel aguanta más de lo que te dicenLas cinco señales de que la planilla dejó de alcanzar — y qué ordenar antes de cambiar.
• El sistema no falla el día que lo comprás. Falla el día 1Compré dos sistemas y ninguno me ordenó nada. La pregunta que hay que contestar antes de firmar.
• Factura electrónica siendo monotributistaEl trámite lo hacés una vez; cargar la venta dos veces, todos los días. Y el tope se mide sobre los últimos doce meses.
• Vender y facturar no son dos tareasEl mismo hecho anotado en dos lugares que no se hablan. Qué cuesta de verdad y qué tiene que cambiar.
• Te pasás a responsable inscripto: qué cambiaTe toca los precios, te obliga a distinguir A de B y te mete en la caja plata que no es tuya.