Si le mandás una bolsa de papeles, vas a recibir tus números tarde
Y son tus números. El contador no es el que te tiene que decir cómo te fue: es el que ordena, ante el fisco, lo que vos ya sabías.
Por Ruben Urdaneta — construí una distribuidora de doce personas antes de construir el sistema que la ordena.
El circuito típico es éste: los comprobantes se van juntando en una carpeta, en un cajón y en el teléfono. Cuando se acerca un vencimiento, se junta todo y se manda. El contador hace lo que puede con lo que le llegó, y devuelve un número varias semanas después.
Nadie hace nada mal ahí. Pero el resultado es que tus propios números te llegan tarde y te llegan en un formato que no sirve para decidir.
“Definí qué le mandás al contador y cada cuánto. Una fecha fija al mes. Si le mandás una bolsa de papeles, vas a recibir tus números tarde — y son tus números.”
Qué se manda, en general
Cada actividad y cada situación fiscal tiene sus particularidades, así que la lista exacta te la tiene que armar tu contador — pedísela una vez, por escrito, y se termina la discusión para siempre. Lo que casi siempre entra:
- Las ventas del período, con sus comprobantes.
- Las compras con comprobante, en particular las de mercadería.
- Los gastos del negocio, también con comprobante.
- Los resúmenes bancarios y de los medios de cobro del período.
- Lo relativo al personal, si tenés gente.
- Los comprobantes de lo que ya pagaste en el período.
Y cada cuánto: una fecha fija
El mismo día de cada mes, pase lo que pase. Esto solo ya cambia dos cosas. Primero, los vencimientos dejan de ser una sorpresa: el que ordena una vez por mes no se entera tarde de nada. Segundo, deja de existir el trabajo horrible de reconstruir un trimestre entero de memoria, que es cuando se pierden comprobantes de compras que eran perfectamente computables.
La otra mitad del acuerdo es de ida y vuelta: preguntale qué necesita él y cuándo lo necesita, y pedile que te avise los vencimientos que te correspondan con anticipación. Un contador puede trabajar muchísimo mejor con un cliente ordenado, y suele agradecerlo.
La información que arma el contador está hecha para cumplir con el fisco, y para eso es la correcta. No está hecha para decidir si comprás mercadería el jueves. Esa segunda información —qué margen tenés, cuánto te deben, qué está parado— la mirás vos todas las semanas y no la reemplaza ningún balance. Confundirlas es lo que lleva a que un dueño se entere en mayo de algo que podría haber corregido en octubre.
La señal de que te está pasando
Si tu forma de saber cómo le fue al negocio es esperar que te lo diga otra persona, y esa persona te lo dice cuando el período ya cerró, no tenés un problema de contador: tenés un problema de frecuencia.
Con una carpeta por mes y una fecha fija ya cambia todo
Lo pesado es juntar ventas, compras y comprobantes de tres lugares distintos. Si querés que el período salga armado y con los comprobantes ya asociados, para eso hice Operix: 14 días con todo abierto y sin tarjeta.