El sistema no falla el día que lo comprás. Falla el día 1
Yo creía que me faltaba un sistema. Me costó medio millón de pesos darme cuenta de que no.
Por Ruben Urdaneta — construí una distribuidora de doce personas antes de construir el sistema que la ordena.
Compré un sistema por cuatrocientos mil pesos. Lo instalamos, cargamos, lo miramos funcionar. A las semanas estábamos otra vez con la lista del proveedor al lado y el cuaderno abierto. Después compré otro por cien mil. Pasó exactamente lo mismo.
Y durante años sostuve el negocio a mano, prestando muchísima atención, porque llegué a la conclusión de que los sistemas no servían. Estaba equivocado. Lo que no servía era cómo los estábamos poniendo a andar.
Dónde se cae, en realidad
Ninguna implementación se cae por una función que falta. Se cae siempre en el mismo lugar: los datos. El sistema arranca vacío y hay que cargarle los productos, los precios, los costos, el stock real, los clientes, lo que te deben. Eso es trabajo aburrido, largo y sin glamour, y no lo hace el software.
Como nadie lo tiene asignado, se hace “de a poco, cuando haya un rato”. Y como el sistema queda a medias, no se puede confiar en lo que dice. Y como no se puede confiar, el equipo vuelve al cuaderno — que sí es confiable. Ahí terminó todo, y ninguna de esas tres cosas tiene que ver con el programa que compraste.
“Antes de comprar un sistema, decidí quién carga los datos y desde qué día. Si esa persona no tiene nombre y fecha, no compres nada todavía.”
Las preguntas que hay que hacer antes de firmar
- ¿Quién carga los datos? Un nombre, no “nosotros”. Y con horas reservadas, no “cuando pueda”.
- ¿Desde qué día empieza a ser la única fuente? Una fecha en el calendario. A partir de ahí, lo que no está en el sistema no pasó. Sin esa fecha, conviven el sistema y el cuaderno, y el cuaderno gana siempre.
- ¿Qué se migra y qué no? No hace falta arrastrar diez años de historia. Productos, precios, costos reales y saldos actuales alcanzan para arrancar. Querer traer todo es la mejor forma de no arrancar nunca.
- ¿Quién lo usa el primer mes y quién lo revisa? Alguien tiene que mirar una vez por semana si lo que dice el sistema coincide con la realidad, mientras todavía se puede corregir barato.
- ¿Qué pasa si en dos meses no lo está usando nadie? Es incómoda y por eso hay que hacerla. La respuesta te dice si del otro lado hay alguien que se hace cargo del resultado o solo del acceso.
Cuando me siento con un dueño, la pregunta que más información me da no es qué necesita. Es: “¿probaste algún sistema antes? ¿Qué pasó?” Casi siempre la respuesta es una versión de lo mismo — se compró, se cargó a medias, se volvió al Excel. Y al contarlo en voz alta el propio dueño se da cuenta de que el problema nunca fue el software.
Primero el proceso, después la herramienta
Si el criterio de compra vive en una sola cabeza, si las ventas se anotan para cargar después, si nadie mira los números una vez por semana, un sistema no arregla nada de eso: lo acelera. Ordenar el proceso es gratis y es lo que hace que la herramienta rinda.
Por eso todas las guías de acá son de proceso y no de software. Cuando el proceso está claro, la implementación es aburrida — y aburrida es exactamente como tiene que ser.
La señal de que te está pasando
Si tenés un sistema pagado y al lado un cuaderno, una planilla o un grupo de WhatsApp donde realmente pasan las cosas, no tenés un sistema: tenés una suscripción.
Esto se decide antes de comprar, no después
Un nombre y una fecha valen más que cualquier lista de funciones. Si querés ver cómo es el día 1 con el nuestro, son 14 días con todo abierto y sin tarjeta — y si preferís que la carga y la puesta en marcha las haga yo con tu equipo, escribime y lo charlamos.