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Dejá de hacer inventario una vez al año

Tres días de trabajo, el negocio parado, y a la semana el número ya no sirve. Hay una forma mucho más barata de tener el stock bajo control.

Por Ruben Urdaneta — construí una distribuidora de doce personas antes de construir el sistema que la ordena.

El inventario completo tiene un problema que no se arregla haciéndolo mejor: es una foto que envejece a los tres días. Cerrás, contás todo, ajustás… y el lunes siguiente ya hay diferencias nuevas, porque las diferencias no las produce el conteo: las produce la operación de todos los días.

Encima es tan caro de hacer que se hace una vez al año, o menos. Y un control que se ejecuta una vez al año no es un control.

El conteo cíclico, en una línea

La lógica es simple: los errores no están repartidos parejo. Se concentran en lo que se toca todos los días — lo que entra, sale, se cambia, se rompe y se vende cada hora. Un producto que se mueve dos veces por año casi nunca tiene diferencia; el que se mueve cuarenta veces por semana, siempre.

Cómo elegís los veinte

1. Los que más rotan. Si no tenés el dato exacto, tu memoria y la de quien atiende alcanzan para armar la lista la primera vez.
2. Los más caros por unidad, aunque roten poco: ahí una diferencia chica en unidades es plata grande.
3. Los que ya te dieron problemas. Si un producto viene apareciendo con diferencia, se queda en la lista hasta que deje de aparecer.

La lista no es sagrada: se revisa cada dos o tres meses. Pero durante esos meses no se cambia, porque lo que hace que esto funcione es contar lo mismo muchas veces y ver cómo se mueve la diferencia.

Cómo se ejecuta, en la práctica

1. Un día y una hora fijos. El martes a las nueve, antes de abrir. Si depende de “cuando haya un rato”, no va a pasar nunca.
2. Cuenta una persona, verifica otra, si tenés dos manos disponibles. Si no, contás vos y listo, pero siempre la misma persona.
3. Anotás lo contado, no lo esperado. Suena obvio y es el error más común: mirar primero cuánto debería haber ya te condiciona el conteo.
4. Ajustás y dejás registrada la diferencia, con fecha. El ajuste sin registro hace desaparecer el problema en vez de resolverlo.

Qué hacés con una diferencia

No buscás un culpable: buscás en qué momento se rompió. Y las posibilidades son pocas:

• La recepción: llegó menos de lo que decía el remito y nadie lo contó.
• La venta que no se cargó: el producto salió y el sistema no se enteró. Es el mismo agujero que te descuadra la caja.
• El movimiento interno: pasó a otro depósito, a la vidriera o a un pedido armado, y no quedó anotado.
• La rotura o la devolución que se resolvió y no se registró.

Cada una tiene un arreglo distinto y ninguno es contar más. El conteo no arregla el stock: te dice dónde está el agujero.

La señal de que te está pasando

Si alguna vez le dijiste a un cliente que tenías algo, fuiste a buscarlo y no estaba, ya sabés lo que cuesta: perdés la venta, perdés algo de credibilidad y muchas veces terminás reponiendo de urgencia, pagando un flete que no estaba en ningún cálculo.