Cuando falta mercadería, el problema no es el faltante
Es que a partir de ese día desconfiás de todos. Y eso no se arregla contando mejor: se arregla decidiendo quién responde por qué.
Por Ruben Urdaneta — construí una distribuidora de doce personas antes de construir el sistema que la ordena.
Falta mercadería. No mucha, pero falta. Y aunque no lo digas en voz alta, a partir de ese día mirás distinto a la gente que trabaja con vos. Ese es el verdadero costo del faltante, y es bastante más caro que la mercadería.
La buena noticia es que casi siempre el problema no es de personas: es de diseño. Si todos pueden mover mercadería y nadie tiene que dejar registro, no hay a quién preguntarle — y no porque alguien esconda algo, sino porque nadie tiene la información.
“Un depósito, un nombre. Y nada entra ni sale sin quedar registrado.”
Las tres decisiones, y son gratis
- Un responsable por espacio. Depósito, salón, vidriera, el sector de pedidos armados: cada lugar donde hay mercadería tiene un nombre asociado. No es para culpar: es para que haya alguien a quien preguntarle y alguien que pueda decir “falta esto” antes de que lo descubras vos.
- Nada entra sin contarse contra el remito. El momento más barato para detectar un faltante es cuando llega la mercadería, con el proveedor todavía del otro lado. Un día después ya es tu palabra contra la suya.
- Los movimientos internos también se anotan. Lo que pasa del depósito al salón, a un pedido armado o a la vidriera. Es el faltante más frecuente de todos y el que menos se registra, porque “no salió del negocio”.
Por qué la recepción es el punto crítico
De todos los momentos del circuito, el que más plata deja tirada es la recepción. Llega el camión, hay clientes esperando, el remito dice doce y nadie cuenta. Si entraron diez, ese faltante ya es tuyo y va a aparecer semanas después como un misterio.
Contar contra el remito toma unos minutos y es la única parte del proceso donde el error todavía tiene dueño. Después, no.
Poner cámaras, hacer preguntas sueltas o dejar caer sospechas antes de tener registro es la forma más rápida de romper un equipo, y encima no devuelve la mercadería. Primero se ordena el circuito. Cuando lo que entra y lo que se mueve queda anotado, la mayoría de los faltantes desaparece sola — y si alguno persiste, ahí tenés un dato concreto en vez de una sospecha general.
El efecto que no se ve en el stock
Cuando cada espacio tiene un responsable pasan dos cosas buenas al mismo tiempo. La primera es que los faltantes bajan. La segunda, más importante: se termina la sospecha difusa. El equipo deja de sentirse acusado en general y empieza a tener algo concreto de lo que hacerse cargo. Nadie trabaja bien sintiéndose sospechoso.
La señal de que te está pasando
Si ante un faltante tu primera reacción es preguntarte quién en vez de cuándo, te falta registro. Con el circuito ordenado la pregunta cambia sola: dejás de buscar una persona y empezás a buscar el momento.
Con remitos y un cuaderno de movimientos ya arranca
Lo que cuesta sostener a mano es el historial: quién movió qué, cuándo y a dónde. Si querés que cada movimiento quede con nombre y fecha sin que nadie tenga que anotarlo, para eso hice Operix: 14 días con todo abierto y sin tarjeta.