Sistema de gestión para distribuidoras de alimentos: vencimientos, lotes de proveedor, kilos y depósitos
Un sistema para una distribuidora o fraccionadora de alimentos tiene que avisarte qué mercadería está por vencer antes de que venza, guardar el lote y la fecha de elaboración que te da el proveedor, vender por kilo sin redondeos y saber cuánto hay en cada depósito. Además tiene que hacer lo de cualquier distribuidora —precios por cliente, factura de ARCA, cuentas corrientes y reparto— sin que tengas que cargar la misma venta dos veces.
Por Ruben Urdaneta — construí una distribuidora de doce personas antes de construir el sistema que la ordena.
En una distribuidora de alimentos la plata no se pierde solo por lo que no se cobra: se pierde también por lo que vence en el depósito. Un pallet que nadie miró a tiempo es margen que se va a la basura, y casi siempre pasa con mercadería que el sistema decía que estaba bien.
¿Qué tiene que resolver un sistema para una distribuidora de alimentos?
Lo mismo que cualquier distribuidora —pedidos, stock, precios, factura, cobranza— más cuatro cosas propias del rubro:
- Vencimientos con aviso. Saber qué vence y cuándo, antes de que sea tarde para venderlo.
- El dato del proveedor. Lote y fecha de elaboración de lo que entró, para poder responder si te preguntan.
- Kilos, litros y unidades. Vender medio kilo sin inventar un producto nuevo para cada fracción.
- Mermas registradas. Lo que se tira tiene que salir del stock y aparecer como costo, no desaparecer.
Si tenés una distribuidora en general, el circuito completo está en ERP para distribuidoras. Acá nos concentramos en lo que cambia cuando lo que vendés vence.
¿Cómo se controlan los vencimientos?
El vencimiento entra con la compra, no después. Si la fecha no se anota en el momento en que recibís la mercadería, no se anota nunca.
En Operix, cada producto puede marcarse como «controla vencimiento», con cuántos días antes querés el aviso. Al recibir una compra de ese producto, el sistema pide la fecha, y un mismo renglón de compra se puede repartir en varias fechas si llegó mercadería de dos vencimientos distintos. Cuando se acerca la fecha, el aviso aparece en el sistema.
Hay un punto que conviene entender bien: la venta no registra de qué compra salió cada unidad. Por eso Operix estima cuánto queda de cada fecha, suponiendo que lo que hay en stock es lo último que entró. Cuando esa estimación no alcanza —por ejemplo, porque el producto tiene dos proveedores—, el aviso te pide contar, y lo contado pasa a mandar sobre la estimación. Es una herramienta para no olvidarte de mirar, no un registro exacto lote por lote.
La práctica que acompaña al sistema es la de siempre: lo que vence primero, sale primero. Si querés saber además qué mercadería no rota, mirá mercadería parada.
¿Qué hago con el lote y la fecha de elaboración del proveedor?
El Código Alimentario Argentino exige que el rótulo de los alimentos envasados identifique el lote y la fecha de duración, y aclara que el lote lo determina el fabricante, productor o fraccionador (CAA, Capítulo V). Si sos distribuidor, ese dato ya viene en lo que comprás; lo que te toca es no perderlo.
En Operix, al recibir la compra podés anotar el número de lote del proveedor y la fecha de elaboración. Si cargaste la vida útil del producto en días, el sistema calcula el vencimiento a partir de la fecha de elaboración, y lo podés corregir a mano. Ese registro queda del lado de la compra: te dice qué entró, con qué lote y cuándo. No te dice a qué cliente le vendiste cada lote.
¿Cómo se vende por kilo?
Muchos alimentos se compran y se venden por peso. El sistema tiene que aceptar cantidades con decimales sin que tengas que crear un producto para cada fracción.
En Operix cada producto tiene su unidad —kilo, gramo, litro, caja, bolsa, unidad, entre otras—, y en las unidades de peso y volumen la venta acepta decimales: vendés 0,5 kg del mismo producto. La unidad queda grabada en cada renglón de venta y de compra, y no se puede cambiar la unidad de un producto que ya tiene stock o historial, para que el pasado no se reinterprete. Lo que el sistema no hace es convertir entre unidades de empaque: si comprás por caja y vendés por unidad, definí con qué unidad vas a llevar ese producto.
¿Cómo se manejan varios depósitos o una cámara?
Si tenés un depósito seco y una cámara, o un galpón y un local, el stock tiene que estar separado por lugar. En Operix podés llevar el stock por depósito, transferir mercadería entre depósitos sin cambiar el total, recibir cada compra en el depósito donde llegó y contar cada uno por separado. La caja, la facturación y los resultados se llevan para el negocio en conjunto. El detalle está en stock en varios depósitos o locales.
¿Cómo se registran las mermas?
La mercadería vencida o rota que se tira tiene que salir del stock y aparecer como costo. Si solo la descontás, el stock queda bien pero el resultado del mes no se entera; si la cargás como venta, inflás las ventas.
En Operix registrás una salida de stock con su motivo y la podés cargar como gasto a costo, en la categoría que corresponda: así entra en el estado de resultados. Para eso el producto tiene que tener el costo cargado.
¿Y el resto de la operación?
Lo que una distribuidora de alimentos comparte con cualquier distribuidora, en Operix:
- Precios: listas de precios asignadas por cliente y por canal, y actualización desde un archivo Excel o CSV.
- Factura: factura electrónica de ARCA que sale de la venta, con CAE y QR. ARCA obliga a emitir comprobantes electrónicos y/o usar controlador fiscal a responsables inscriptos, exentos y monotributistas (ARCA).
- Cobranza: cuentas corrientes de clientes y proveedores, y cheques en tesorería.
- Preventa y reparto: aplicación para preventistas y hoja de ruta.
- Venta online: los pedidos de WooCommerce y Tienda Nube entran solos.
- Equipo: cada usuario con su rol y sus módulos habilitados.
¿Cómo elegir? Checklist para distribuidoras de alimentos
Llevá esta tabla a cada demo y pedí verlo con un producto tuyo.
| Pregunta | Qué tenés que ver funcionando |
|---|---|
| ¿Me avisa lo que vence? | Una compra con fecha de vencimiento y el aviso días antes |
| ¿Puedo cargar dos fechas en una compra? | Un mismo renglón repartido en dos vencimientos |
| ¿Guarda el lote del proveedor? | El lote y la fecha de elaboración en la recepción |
| ¿Vende por kilo? | Una venta de 0,5 kg de un producto por peso |
| ¿Separa depósitos? | Stock en dos depósitos y una transferencia |
| ¿La merma es costo? | Una salida de stock cargada como gasto |
| ¿La factura sale de la venta? | Facturar sin volver a cargar artículos |
Si además elaborás (fábrica de pastas o alimentos)
Una fábrica necesita cosas que una distribuidora no: recetas o fórmulas con sus insumos, órdenes de producción por lote, que el producto terminado tenga su propio lote y vencimiento, el costo de cada lote y el rótulo con los datos que exige la norma. Para elaborar y comercializar alimentos, además, el establecimiento y los productos tienen que estar inscriptos ante la autoridad sanitaria —RNE y RNPA— (ANMAT).
Operix no cubre hoy la parte de producción: no tiene recetas de producción, órdenes por lote, lotes del producto terminado, costo por lote ni impresión de rótulos. Si elaborás y además distribuís, Operix puede servirte para la parte comercial —compras, vencimientos de lo que comprás, stock, precios, factura y cobranza—, pero la producción la vas a tener que resolver con otra herramienta.
¿Cuándo encaja Operix y cuándo puede no encajar?
Encaja si sos una distribuidora, mayorista o fraccionadora de alimentos que compra mercadería con vencimiento, vende por unidad o por kilo, trabaja con preventistas y reparto, y quiere avisos de vencimiento, el lote del proveedor registrado, mermas como costo y la factura de ARCA en el mismo sistema.
Puede no encajar si necesitás saber a qué cliente le vendiste cada lote o hacer retiros de mercadería por lote, si trabajás con balanza conectada o etiquetas con peso, lote o vencimiento, si necesitás convertir automáticamente cajas en unidades, si elaborás alimentos, o si cada local tiene que llevar su propia caja y sus resultados. Revisá también qué incluye cada plan en precios.
Para ver el sistema por rubro, mirá Operix para distribuidores. Si el problema es más amplio que el software, existe la consultoría para PyMEs.
Preguntas frecuentes
¿Qué sistema de gestión sirve para una distribuidora de alimentos?
Uno que, además de pedidos, precios, factura y cobranza, controle vencimientos con aviso, guarde el lote y la fecha de elaboración del proveedor, venda por kilo con decimales y separe el stock por depósito.
¿Operix controla vencimientos?
Sí. Al recibir una compra de un producto que controla vencimiento, pide la fecha —o varias fechas en el mismo renglón— y avisa los días antes que configures. Lo que queda de cada fecha se estima y, cuando hace falta, se cuenta desde el aviso.
¿Operix tiene trazabilidad por lote?
Registra el lote y la fecha de elaboración del proveedor en cada recepción de compra. No registra qué lote se le vendió a cada cliente, así que no sirve para una trazabilidad completa hasta el cliente.
¿Puedo vender por kilo?
Sí. Los productos por peso o volumen aceptan cantidades con decimales, y la unidad queda grabada en cada venta y compra.
¿Cómo registro la mercadería vencida que tiro?
Como una salida de stock con su motivo, cargada como gasto a costo. Así baja el stock y el costo aparece en el estado de resultados.
¿Sirve para una fábrica de pastas?
Para la parte comercial, sí. Para la producción —recetas, órdenes por lote, lotes del producto terminado y costo por lote—, no: Operix hoy no cubre esa parte.
¿Puedo probarlo antes de pagar?
Sí. La prueba dura 14 días, sin tarjeta. Los precios actualizados están en la página de precios.
Probalo con un producto que vence
La mejor demo es tu propia mercadería: una compra con su vencimiento y su lote, una venta por kilo y la factura. Para eso hice Operix, con 14 días con todo abierto y sin tarjeta.