¿Cómo llevar las cuentas corrientes de los clientes en una distribuidora?
Respuesta corta: para llevar bien las cuentas corrientes de una distribuidora necesitás tres cosas. Que cada factura quede cargada en la cuenta del cliente el mismo día que la emitís. Que cada cobro —efectivo, transferencia o cheque— se registre el día que lo recibís y contra ese cliente, no "a cuenta" de nada. Y una revisión semanal de quién se pasó del plazo, no solo de cuánto te deben en total. A quién le das crédito, hasta cuánto y a cuántos días se decide antes, por escrito.
En Operix las cuentas corrientes de clientes, la factura electrónica de ARCA con CAE y QR y los cheques en tesorería están en el mismo sistema, así que la venta, la deuda y el cobro no viven en tres lugares distintos.
Por Ruben Urdaneta — construí una distribuidora de doce personas antes de construir el sistema que la ordena.
En un mostrador, la cuenta corriente es la excepción. En una distribuidora es la regla: el pedido entra hoy, sale en el reparto y se cobra a plazo. Entre la factura y el cobro, una parte de tu ganancia está en la calle.
¿Qué tiene que mostrar la cuenta corriente de cada cliente?
Cuatro cosas, y el saldo es solo la primera:
- El saldo. Cuánto te debe hoy.
- Desde cuándo. No es lo mismo deber lo de la semana pasada que arrastrar una factura de hace dos meses.
- Cada movimiento con su comprobante. Factura, nota de crédito, cobro. Si el cliente discute un número, tenés que poder mostrar de dónde sale.
- El plazo que le diste. Para saber si está vencido, primero tiene que estar escrito a cuántos días le vendés.
¿Por qué el saldo solo no alcanza?
Porque te dice cuánto, pero no a quién llamar esta semana. El cliente que compra mucho y paga puntual siempre tiene saldo; el que compra poco y no paga hace sesenta días tiene un saldo chico y un problema grande. La cobranza la ordena la antigüedad de la deuda, no el total.
¿Cómo se registra lo que se cobra en la ruta?
Buena parte de la cobranza la hace el repartidor o el preventista en la visita. Ahí se desordena la cuenta corriente: el cobro existe en un recibo de papel o en un mensaje, y entra al sistema días después.
La regla: lo que se cobra en la ruta se rinde el mismo día, cliente por cliente, con cuánto pagó cada uno y con qué medio. Si no coincide con cada cuenta, la diferencia se busca ese día, cuando alguien todavía se acuerda.
En Operix el preventista carga los pedidos desde su aplicación y la hoja de ruta se arma con lo que sale ese día: es la lista contra la que controlás la rendición. Si la caja te da distinto, mirá también por qué no cuadra la caja.
¿Qué hago con los cheques diferidos que me dan los clientes?
Un cheque diferido es un cobro con fecha: la plata llega el día que vence, y si se rechaza, la deuda vuelve. Hay que registrarlo con su fecha de pago, quién lo libró y a qué cliente corresponde.
Un dato para tener presente: según la Ley de Cheques, en el cheque de pago diferido la fecha de pago no puede exceder los 360 días (Ley 24.452, art. 54, texto actualizado). Entre "me pagó" y "tengo la plata" pueden pasar meses.
En Operix los cheques se registran en tesorería, con su fecha, así un cheque diferido no queda olvidado. La tesorería completa está en el plan Full; revisá qué incluye cada plan en precios.
¿Qué tiene que ver la factura de ARCA con la cuenta corriente?
Todo: la deuda nace de la factura. Si facturás aparte, en la web de ARCA, la cuenta corriente depende de que alguien copie bien cada comprobante. Según ARCA, los responsables inscriptos, los exentos en IVA y los monotributistas están obligados a usar controlador fiscal y/o emitir factura electrónica (ARCA).
Dos prácticas evitan la mayoría de las discusiones: que la factura salga de la venta, sin escribirla de nuevo (vender y facturar no son dos tareas), y que devoluciones y descuentos lleven comprobante. "Te lo descuento en la próxima", de palabra, es el origen típico de un saldo que el cliente no reconoce.
En Operix la factura electrónica de ARCA se emite desde la venta, con CAE y QR, y está incluida en los dos planes, Inicial y Full.
¿Cada cuánto hay que revisar las cuentas corrientes?
Una vez por semana, el mismo día, con tres columnas: quién te debe, cuánto y desde cuándo. Buscás a los que se pasaron del plazo, y les avisás temprano: a los pocos días es un recordatorio; a los dos meses, un reclamo. Cómo armar ese rato fijo está en el ritual del lunes, y el criterio para decidir a quién darle crédito, en a quién le fiás.
¿Cómo paso las cuentas corrientes del cuaderno o el Excel a un sistema?
Con una fecha de corte y un saldo inicial por cliente confirmado por el cliente. Empezar con saldos discutidos es mudar la discusión al sistema nuevo. Si dudás de que te haga falta un sistema, leé cuándo dejar el Excel; para que la implementación no se caiga, el sistema falla el día 1.
Errores comunes con las cuentas corrientes
- Cobrar "a cuenta" sin decir de qué. Después nadie sabe qué factura quedó pendiente.
- Rendir la cobranza en total. Si no se rinde por cliente, la diferencia aparece en la cuenta equivocada.
- Tratar el cheque diferido como efectivo. Es un cobro con fecha; hasta que se acredita, no podés pagar con él.
- Ajustar saldos de palabra. Cada cambio en la cuenta de un cliente tiene que tener un comprobante detrás.
¿Cuándo encaja Operix?
Encaja si tu distribuidora vende a plazo, cobra en la calle y recibe cheques, y querés la factura de ARCA, la cuenta corriente, los cheques y el reparto en un mismo sistema. También si manejás listas de precios por cliente y por canal o vendés por WooCommerce o Tienda Nube, cuyos pedidos entran solos. El circuito completo está en ERP para distribuidoras en Argentina. Si algo que necesitás no lo ves funcionando en la prueba, consultalo antes de pagar.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la cuenta corriente de un cliente?
Es el registro de lo que le vendiste a un cliente a plazo y lo que te pagó: facturas, notas de crédito y cobros. El resultado es cuánto te debe hoy y desde cuándo.
¿Qué diferencia hay entre el saldo y la antigüedad de la deuda?
El saldo es cuánto te debe un cliente; la antigüedad, desde cuándo. Con el mismo saldo, uno puede estar al día y otro tener facturas vencidas hace meses. Para ordenar la cobranza importa más la antigüedad.
¿Cómo controlo lo que cobran el repartidor o el preventista?
Con una rendición el mismo día, cliente por cliente y medio de pago por medio de pago. Lo cobrado se compara contra la cuenta corriente de cada cliente, y la diferencia se busca ese día.
¿Un cheque diferido salda la deuda del cliente?
Registra el pago, pero la plata entra recién cuando el cheque se acredita, y si se rechaza la deuda vuelve. Por eso conviene registrar cada cheque con su fecha de pago y el cliente que lo entregó. Según la Ley 24.452, la fecha de pago de un cheque de pago diferido no puede exceder los 360 días.
¿Operix tiene cuentas corrientes de clientes?
Sí. Operix lleva las cuentas corrientes de clientes, emite la factura electrónica de ARCA desde la venta con CAE y QR, y registra los cheques en tesorería. La factura ARCA está incluida en los planes Inicial y Full; la tesorería completa está en el plan Full.
¿Cuánto cuesta Operix y puedo probarlo?
El plan Inicial cuesta $20.000 + IVA por mes y el Full $35.000 + IVA por mes. Podés probarlo 14 días gratis, sin tarjeta.
Probalo con un cliente tuyo
La mejor demo es tu propio circuito: una venta a plazo, su factura con CAE, el cobro en la ruta y el cheque. Para eso hice Operix, con 14 días con todo abierto y sin tarjeta.